Berichten

_WIM8769_1000px

Hoe vermijd je een minimumtarief voor een vertaalproject?

Een vertaalproject bestaat soms uit slechts een paar zinnen. Toch verdient het dezelfde zorg als elk groter project. Daarom passen vertaalbureaus een minimumtarief voor kleine opdrachten toe. Met onderstaande tips kan je zo’n minimum eenvoudig vermijden.

Waarom een minimumtarief?

Wanneer je met een vertaalbureau werkt, doorloopt je vertaalopdracht een 40-tal stappen, hoe klein de tekst ook is. “Dat uitgebreide proces moet de kwaliteit van elke vertaling garanderen, ongeacht de omvang van het document”, vertelt Stefan Vanluyten, Managing Director van vertaalbureau Atrado. “Telkens worden de juiste vertaler en revisor gezocht. Daarna werken we de terminologielijsten en/of vertaalgeheugens bij.”

Dat zorgt natuurlijk voor verwerkingskosten, die normaal door het gewone tarief gedekt worden. Alleen bij erg kleine projecten is dat niet het geval. “Daarom werken de meeste vertaalbureaus met een minimumtarief dat overeenkomt met een vertaalopdracht van 300 woorden. Zo kunnen ze hun klanten zelfs voor 10 woorden de juiste service bieden”, legt Stefan Vanluyten uit.

Bundel opdrachten

Hoe zorg je dan dat je geen minimumtarief betaalt? De meest evidente oplossing is het verzamelen van documenten tot je opdracht groot genoeg is. Dat kan vrij snel gaan: het gaat om niet meer dan 1 à 2 A4-tjes. Els Hesemans, Senior Project Manager bij Atrado: “We vragen klanten met een klein project daarom steeds of er nog iets anders aankomt. Als ze het dan eens navragen binnen het bedrijf, blijkt er soms nog een documentje voor vertaling te zijn.”

“Bij klanten die regelmatig terugkeren, bundelen de projectmanagers de documenten vaak tot een groter geheel. We zetten ze dan opzij in een soort wachtkamer of boeken ze onder een vorige kleine opdracht”, vult Veronika Hüll, Office Manager, aan. “Het maakt deel uit van een klantvriendelijke aanpak. In sommige gevallen mogen we op de goodwill van de vertalers of revisoren rekenen. Zij laten een factuur voor een zin al eens vallen.”

Werk met een vertaalportaal

Een andere manier om het minimumtarief te vermijden is werken met een vertaalportaal. Vele vertaalbureaus bieden zo’n portaal aan om de vertaalprocessen te stroomlijnen. “Aangezien de klant de belangrijkste gegevens voor zijn project dan al zelf ingeeft, ligt de opstartkost iets lager”, zegt Stefan Vanluyten. “Daardoor kunnen vertaalbureaus de normale tarifering per woord toepassen op de eerste 5 à 10 kleine vertaalprojecten die je via een vertaalportaal doorgeeft. Het gaat niet om gigantische bedragen, maar het is mooi meegenomen als je regelmatig kleine teksten laat vertalen. Zo’n portaal is trouwens erg gemakkelijk om mee te werken. Je bespaart er jezelf ook wat mailverkeer en tijd mee.”

Een beetje voorbereiding helpt je geld te besparen

Minimumtarieven laten vertaalbureaus dus toe om ook kleine projecten met de nodige zorg te behandelen. Je kan ze echter eenvoudig vermijden. Vraag eens aan collega’s of zij nog een document willen laten vertalen. Of maak een account aan bij het vertaalportaal van je vertaalbureau. De projectmanager van het bureau helpt je graag op weg.

plunet_dashboard

Welke voordelen biedt een vertaalportaal?

Wie regelmatig vertaalopdrachten doorgeeft, wil natuurlijk dat die zo vlot en snel mogelijk verlopen. Daarom bieden de meeste vertaalbureaus hun klanten de toegang tot een vertaalportaal aan. Maar wat houdt zo’n vertaalportaal precies in en is het echt gemakkelijker dan een mailtje?

Wat is een vertaalportaal?

Een vertaalportaal is een beveiligde en gepersonaliseerde IT-omgeving waarmee een klant zijn opdrachten aan het vertaalbureau doorgeeft. Binnen de vertaalsector vind je verschillende soorten terug. “Bij Atrado gebruiken we Plunet Business Manager”, licht Stefan Vanluyten, managing director van vertaalbureau Atrado, toe. “Dat softwarepakket werd speciaal voor vertaalbureaus ontwikkeld en is dan ook een van de marktleiders in de sector. Het gaat om een webbased toepassing, zodat een vertaling overal en altijd aangevraagd kan worden. Het enige wat de klant nodig heeft, is een internetverbinding, zijn gebruikersnaam en zijn wachtwoord.”

“Bovendien kunnen binnen hetzelfde bedrijf verschillende gebruikers met elk hun specifieke rechten aangemaakt worden”, legt projectmanager Veronika Hüll uit. “De admin ziet alle informatie. Zo kan hij onder andere opvolgen wie wat bestelt en uiteenlopende rapporten creëren. Hij beheert ook de rechten van de aanvragers binnen zijn bedrijf. Hij kan ze beperken tot de simpele opvolging van de projecten of net uitbreiden tot informatie over de prijzen en facturen.”

Een vertaling aanvragenHoe werkt een vertaalportaal?

 

Zodra de klant over een toegang beschikt, verloopt de bestelling van een vertaling zeer eenvoudig. De aanvrager uploadt de bronteksten en geeft de belangrijkste parameters aan, zoals de talencombinatie en de gewenste leveringstermijn. Als hij opmerkingen en referentiemateriaal wil delen, kan dat in de daarvoor voorziene velden. Hij hoeft enkel nog op ‘Verzenden’ te klikken om de bestelling aan de projectmanagers door te geven. Die krijgen een automatisch bericht en kunnen meteen aan de slag gaan.

En hoe zit het met de voordelen?

1. Minder mailverkeer

Wie via een vertaalportaal werkt, hoeft dus geen e-mails meer te versturen. De aanvraag van de vertalingen verloopt vlot en uniform. Grote bestanden worden zonder problemen doorgegeven en dankzij de invulvelden beschikken de projectmanagers meteen over de nodige gegevens.

2. Een snellere verwerking

Nadat de aanvrager zijn bestelling bevestigd heeft, wordt de opdracht rechtstreeks in de workflow van de projectmanagers opgenomen. Zij verliezen geen tijd meer door alle informatie uit e-mails zelf in te voeren. Een project raakt dus veel sneller opgestart, waardoor vertalingen ook sneller geleverd kunnen worden.

3. Geen minimumtarief voor eerste kleine opdrachten

“Omwille van die lagere opstartkosten bij een vertaalportaal kunnen we het minimumtarief voor de eerste 5 à 10 kleine opdrachten laten vallen”, vertelt Stefan Vanluyten. “Ze worden dan aan het gewone tarief per woord aangerekend.”

Overzicht vertaalportaal4. Opvolging van het volledige vertaalproces

Zoals eerder aangehaald kan de gebruiker van een vertaalportaal allerhande gegevens over de vertalingen opzoeken: de toegepaste prijzen, de facturen, de aanvragers, etc. Maar het handigst is natuurlijk het feit dat hij de status van een vertaling op elk moment kan checken. Ook hier leidt dat tot minder mailverkeer. In plaats van een mailtje naar de projectmanager te moeten sturen, ziet de aanvrager binnen het portaal direct in welke fase de vertaling zich bevindt.

5. Een back-up van je documenten

Een laatste handigheidje is het feit dat de bronteksten en hun vertalingen op de servers van het vertaalbureau bewaard worden. “Het gebeurt wel eens dat een klant een document kwijtraakt en ons vraagt of we nog een kopie hebben. Aan de hand van het ordernummer kunnen we die dan gemakkelijk opsporen. Bij een vertaalportaal blijven alle documenten steeds ter beschikking van de klant staan. Zo heeft hij in feite steeds een back-up van zijn teksten”, vertelt Stefan Vanluyten.

Vlotte verwerking van regelmatige vertaalopdrachten

Hoewel de portalen van vertaalbureaus voor iedereen open staan, zijn het vooral de grote klanten die ermee werken. “Zij halen er het meeste voordeel uit omdat zij zeer regelmatig opdrachten doorgeven. Wanneer je maar een keer per jaar een document laat vertalen, speelt tijdswinst of een back-up namelijk veel minder een rol”, verklaart Stefan Vanluyten. “Het systeem werkt trouwens erg goed. In al die jaren dat wij het gebruiken, is er nog geen enkele klant afgehaakt.”