Berichten

_wim9332-2

Een vertaling, een complex samenspel van projectmanagers, linguïsten en dtp’ers

Wat gebeurt er precies met je document wanneer je het naar een vertaalbureau stuurt? Het bureau doet meer dan het zomaar doorsturen naar een vertaler. Een kwaliteitsvolle vertaling doorloopt niet minder dan 40 stappen, waarbij projectmanagers, vertalers, revisoren en dtp’ers nauw samenwerken. Je vindt ze in onderstaand schema. Vertaalbureau Atrado geeft een woordje uitleg.

De klant: alfa en omega van elke vertaalopdracht

Vertalen is een complex proces dat zeker niet lineair verloopt. Het begin- en eindpunt is natuurlijk de klant: hij bezorgt zijn document aan het vertaalbureau en ontvangt op het einde van de rit een goede vertaling. Daartussen doet zijn document verschillende haltes aan, waarvan sommige meerdere keren. Een van die haltes is de projectmanager, een spilfiguur in het hele proces.
40stappen_rand

Engineering: de basis voor een vlot vertaalproces

First things first, een vertaling moet goed voorbereid worden. Dat vraagt even tijd, maar laat het vertaalproces nadien vlotter verlopen. Tijdens de eerste ‘engineering’-fase wordt het ontvangen document geconverteerd naar een vertaalbaar bestand, worden vertaalgeheugens en terminologielijsten gekoppeld, alle inhouden geanalyseerd en gestructureerd. Meestal nemen de projectmanagers die stap al voor hun rekening.

Veronika Hüll, Office Manager bij vertaalbureau Atrado: “Die voorbereiding is heel belangrijk en kan al omslachtig zijn. Een goede omzetting van een pdf-bestand naar bijvoorbeeld een Worddocument is niet zo evident. Een klant kan al veel kostbare tijd winnen door het bronbestand door te sturen. Jammer genoeg is dat niet altijd mogelijk.”

“Daarnaast vraagt de woordtelling en de analyse van het vertaalgeheugen de nodige aandacht”, vult Service Manager Els Hesemans aan. “Zijn bepaalde zinnen al eens vertaald? Dan kennen we de klant daarop een korting toe. Bovendien levert een vertaalgeheugen meer consistente vertalingen op.”

Engineering wordt na de eigenlijke vertaling nog eens toegepast. Bestanden worden dan terug omgezet naar het aangeleverde formaat, gelokaliseerde afbeeldingen worden op de juiste plaats ingevoegd en vertaalgeheugens geüpdatet.

Projectmanagement: de troef van een vertaalbureau

Zodra het document geanalyseerd is, kan de projectmanager een precieze offerte aan de klant bezorgen. Tegelijkertijd verwittigt zij de vertalers en revisoren. Karen Jacobs, Service Manager bij vertaalbureau Atrado: “We contacteren hen al zo vroeg mogelijk, zodat ze ruimte voor ons vrijhouden. Goede vertalers zijn namelijk snel bezet. Bovendien proberen we dezelfde mensen op gelijkaardige opdrachten te zetten. Zo kennen ze de stijl en terminologie van de klant door en door.”

Bevestigt de klant zijn bestelling, dan moet de projectmanager de linguïsten enkel nog groen licht geven. Zij bezorgt hen daarbij onder andere de instructies van de klant en het vertaalpakket. De projectmanager volgt nadien ook op of de deadlines gerespecteerd worden en geeft vertalingen door naar de volgende etappe voor de opdracht.

Projectmanagers spelen dus een cruciale rol in het hele vertaalproces. Op het einde van de rit kijken zij alles nog eens na voor de vertaling naar de klant vertrekt. Zo zijn ze zeker dat die aan zijn wensen voldoet.

De vertalers en revisoren: onze taalkundige rijkdommen

Even een misverstand de wereld uit helpen: projectmanagers vertalen niet zelf. Voor elke opdracht schakelen ze de juiste taalkundige experts in. Die beheersen niet alleen de bron- en doeltaal perfect, maar zijn ook helemaal thuis in de sector van de klant.

Ze sporen nieuwe termen op, vertalen ze en verwerken ze tot terminologielijsten. Ze zorgen ook dat de vertaling bij het doel van de tekst past. Een commerciële tekst vraagt bijvoorbeeld om een meer creatieve aanpak dan een handboek. Daarna garanderen de revisoren de kwaliteit van de vertaling. Ze kijken de tekst na op interpretatie-, stijl- en schrijffouten. Dat is het befaamde vierogenprincipe.

Bij een beëdigde vertaling volgt nog een extra stap: de rechtbank. “Mensen vergissen zich wel eens in de timing van een beëdigde vertaling”, vertelt Veronika Hüll. “Maar de beëdigde vertaling moet op de rechtbank wachten op de legalisatie door de griffie. Dat hebben we als vertaalbureau niet in de hand. Hetzelfde geldt voor de leveringstijden van de post.”

Dtp: de finishing touch

Soms laten bedrijven hele brochures vertalen en willen ze dat de lay-out zo veel mogelijk behouden blijft. In dat geval schakelt het vertaalbureau een dtp’er in. Die verwerkt alle vertalingen in de afbeeldingen en zorgt dat de tekstvakken netjes uitgelijnd zijn. Maar dtp vraagt ook om extra reviews op tikfouten. De vertaling van een brochure is dus een behoorlijk complex werkje.

Karen Jacobs beaamt: “Als je alle stappen op een rijtje zet, lijkt het een huzarenstukje. Toch spelen projectmanagers het elke keer klaar. Hun organisatietalent en ervaring maken daarbij het verschil. De juiste persoon op het juiste ogenblik op de juiste opdracht zetten, dat moet je echt in de vingers hebben.”

Karen Jacobs service manager Atrado

Maak kennis met onze nieuwe Service Manager

Je hebt het misschien al gemerkt: het team van vertaalbureau Atrado is een persoon rijker. Sinds 1 augustus versterkt Karen Jacobs onze Service Managers en staat ze in voor de commerciële contacten. Een gedreven dame die we graag even voorstellen.

Versterking van Atrado’s team

Als verantwoordelijke voor Service & Advice houdt Karen zich bezig met projectmanagement en de zoektocht naar nieuwe klanten. Enerzijds coördineert ze, samen met de huidige Service Managers Veronika en Els, vertaalprojecten, stelt ze offertes op en biedt ze advies waar nodig. Haar grote talenkennis komt daarbij ongetwijfeld van pas. Naast Nederlands spreekt ze een aardig mondje Engels, Frans, Spaans en Portugees. Anderzijds zal Karen nieuwe klanten aantrekken en de tevredenheid van de bestaande klanten opvolgen.

Stefan Vanluyten, managing director van vertaalbureau Atrado, licht de aanwerving toe: “We voelden al een tijdje dat een extra Service Manager nodig was om het stijgende aantal vertaalaanvragen te verwerken. Het goede werk van onze Service Managers en vertalers wordt duidelijk gewaardeerd. Karens komst biedt ons nu de ruimte om een optimale dienstverlening te blijven verzekeren en te groeien.”

Uitbouw van het Brusselse vertaalkantoor

Karen zal zich ook op de verdere uitbouw van het Brusselse klantenbestand concentreren. Vertaalbureau Atrado heeft er sinds begin 2016 een extra kantoor. “Zo zitten we dichter bij onze Brusselse klanten,” vult Stefan Vanluyten aan. “Maar we stellen onze diensten uiteraard net zo graag voor aan nieuwe bedrijven.”

Inzet op klanttevredenheid

“We gaan de feedback van onze klanten nóg intenser opvolgen,” gaat Stefan verder. “Vroeger belden Veronika en Els klanten om naar hun mening te polsen. Door tijdsgebrek was dit een beetje verwaterd. Dat is jammer, want onze klanten geven ons zeer waardevolle info, waarmee we dan weer verder aan de slag kunnen om ons vertaalaanbod te verbeteren. Karen zal dit nu ter harte nemen.”

Rijke ervaring in projectmanagement en sales

Atrado’s nieuwe verantwoordelijke voor Service & Advice mag dus rekenen op een gevarieerd takenpakket. Eentje dat toch de nodige ervaring vraagt. “In Karen hebben we echt een ideale combinatie gevonden,” legt Stefan Vanluyten uit. “Ze heeft al 12 jaar ervaring in zowel projectmanagement als sales. Daarnaast valt ze op door haar dynamiek en open persoonlijkheid. Ze leeft duidelijk op van het contact met klanten.”

“Als licentiate psychologie vind ik het contact met klanten inderdaad boeiend,” vult Karen aan. “Ik haal er ook veel voldoening uit als ik hen de juiste dienst kan bieden, of een tevreden klant win.”

De uitdaging: vertaalbureau Atrado verder doen groeien

Wat sprak haar precies aan bij de vacature van vertaalbureau Atrado? “Atrado vormt een nieuwe uitdaging. Qua sales ligt de weg er helemaal open. Tegelijk bruist en borrelt het er van de ideeën. Ik vind het mooi dat ik dan mijn eigen ervaring kan inbrengen en de groei van het vertaalbureau ondersteun. Bovendien heeft Atrado een sterk vrouwenteam, dat uitstekend werk levert. Tot nu toe werkte ik steeds in een mannenwereld. De sales verzorgen in een bedrijf met veel vrouwen, dat is echt een statement maken.”

We kijken er alvast naar uit om met Karen samen te werken en wensen haar veel succes!

Wil je zelf contact opnemen met onze nieuwe verantwoordelijke voor Service & Advice? Stuur haar een e-mail via karen@atrado.be of bel naar 02 503 40 53.

team_vertaalbureau_atrado_brussel

Waarom zijn sommige vertaalbureaus goedkoper dan andere?

De prijzen van een vertaling bij vertaalbureaus durven nogal eens uit elkaar lopen. Het ene vertaalbureau is dan een paar tot soms heel wat centen per woord goedkoper dan het andere. Voor een klant is het niet altijd makkelijk om het verschil in prijs te achterhalen. Want als vertaalbureau A 16 eurocent per woord vraagt en vertaalbureau B slechts 12 eurocent, dan is de keuze toch snel gemaakt? Of niet? Verschillen in prijs zijn er natuurlijk niet voor niets. Daaraan liggen een aantal redenen ten grondslag.

De rol van de vertaler

Allereerst speelt de vertaler een belangrijke rol in de hoogte van de prijs. Zoals in veel beroepen zijn er ook in de vertaalwereld mensen die professioneel met hun vak bezig zijn en mensen die het als hobby bij hun andere werkzaamheden doen.

“Aan de kwaliteit van de vertaling zelf hoeft dit niet zozeer iets af te doen”, zegt Stefan Vanluyten, zaakvoerder van vertaalbureau Atrado. “Het verschil merk je vooral in de communicatie rond een opdracht. Bij echte professionals zie je dat ze verantwoordelijkheid nemen in hun vak. Ze zijn bijvoorbeeld altijd bereid om een spoedklus aan te nemen, waar een hobbyist de luxe heeft om ‘nee’ te verkopen omdat hij of zij geen tijd of zin heeft. Daarnaast beschikt een professionele vertaler vaak over de juiste tools, waardoor hij of zij efficiënter te werk kan gaan en weet je vrijwel zeker dat die persoon de deadlines respecteert.”

Bij vertaalbureau Atrado werken ze dan ook alleen met professionele vertalers. Dat neemt een bepaald kostenplaatje met zich mee. “We laten bij vertaalbureau Atrado vertalingen enkel door zogenoemde native speakers doen. Dat zijn mensen die enkel naar hun moedertaal vertalen. Vaak zijn dat vertalers die in het land van hun moedertaal wonen”, gaat Stefan Vanluyten verder.

Onderhandelen met vertalers

De beste professionele vertalers zullen weinig ruimte toestaan in de prijsonderhandeling. “Onderhandelen kun je altijd doen, maar echt veel verschil levert het niet op”, legt Stefan Vanluyten uit. “Hier hebben zowel de goedkope als duurdere vertaalbureaus mee te maken. Goede vertalers hebben opdrachten genoeg, dus die kunnen werk weigeren als het niet genoeg betaalt.”

Juiste vertaler voor de job

Als vertaler moet je goed geïnformeerd zijn over het onderwerp waarover je vertaalt. Teksten zijn vaak erg specifiek en gaan diep in op de materie. De ene is gespecialiseerd in auto’s, de andere meer in politiek of recht. Het is daarom belangrijk om de juiste vertaler bij de juiste opdracht te zoeken.

Dat is soms een tijdrovende bezigheid, die natuurlijk geld kost. Stefan Vanluyten verklaart waarom: “Als vertaalbureau zijn we altijd op zoek naar de beste vertaler voor de job. Dat werk wordt gedaan door projectmanagers, die zelf niet bezig zijn met het maken van vertalingen. Bij vertaalbureau Atrado nemen Els en Veronika die zorgen uit handen. Zij zijn fulltime in dienst en zorgen dat je als klant de beste vertaler aan jouw vertaling hebt werken.”

Vertaling met of zonder revisie?

Daarnaast is het belangrijk te kijken wat een vertaalbureau onder de term ‘vertaling’ laat vallen. Is het puur het omzetten van bijvoorbeeld een Noorse of Franse tekst naar een Nederlandstalige versie, of komt er toch meer bij kijken? De goedkopere bureaus bieden vaak alleen de eerste versie vertaling aan. Dat houdt in dat er één enkele vertaler aan de tekst heeft gewerkt, die vervolgens direct of na een beperkte revisie terug naar jou als klant wordt gestuurd. Ze sparen dus de kosten van een goede revisie uit.

“Bij vertaalbureau Atrado richten we ons niet alleen op enkel de vertaling”, geeft de managing director aan. “Vertalen is mensenwerk en dus foutgevoelig. Hoewel we werken met de beste vertalers die we kunnen vinden, bestaat altijd de kans dat er een foutje insluipt. Daarom zorgen we bij vertaalbureau Atrado naast de vertaling ook altijd voor een vergelijkende revisie: het vier ogen-principe. Vier ogen zien immers meer dan twee. Klanten lezen de vertaling vaak niet meer na, dus is het onze job om een tekst tot op de komma goed te hebben.”

Niet alle vertalingen hebben een grondige revisie nodig

Dat klopt. Als klant kan je er in sommige gevallen voor kiezen om geen uitgebreide revisie te laten uitvoeren. Die goedkopere optie biedt ook vertaalbureau Atrado. “Interne documenten kunnen nog wel eens met een lagere kwaliteit geleverd worden. Daar gaat het er meer om dat de strekking van een tekst goed vertaald is. Als er dan een typfoutje in de vertaling staat, is dat jammer, maar als bedrijf lijd je er naar buiten toe geen gezichtsverlies mee. In die gevallen kan je eventueel genoegen nemen met een lagere prijs, omdat de revisie niet van cruciaal belang is. Wél belangrijk is dat deze werkwijze open gecommuniceerd wordt naar de klant. En daar wringt soms het schoentje bij de goedkopere bureaus”, besluit Stefan Vanluyten.

senior_project_manager_vertaalbureau_atrado_brussel

4 cruciale eigenschappen van de ideale projectmanager

De spil van een vertaalbureau? Dat zijn niet alleen de vertalers, maar ook de projectmanagers. Zij vormen een essentiële schakel tussen de klant en het vertaalteam en spelen dus een grote rol in het succes van een vertaalproject. De ideale projectmanager? Die beschikt volgens vertaalbureau Atrado over de volgende cruciale eigenschappen.

1. Hij/zij denkt proactief met de klant mee

Een goede projectmanager analyseert de aanvraag van de klant grondig. Heb je een vertaling met of zonder revisie nodig? Zoek je de meest kwalitatieve, goedkoopste of net de snelste formule? “Sommige klanten sturen regelmatig ook gelijkaardige documenten door. Dankzij vertaalgeheugens kunnen vertalers die teksten sneller vertalen. Een eerlijke offerte houdt daar rekening mee. We leggen dat ook graag uit aan de klant”, zegt Stefan Vanluyten, managing director van vertaalbureau Atrado.

Daarnaast wordt weleens meer dan enkel een vertaling verwacht. Dat is vooral bij pdf-bestanden, PowerPoint-presentaties of websites het geval. “Een klant vergeet soms dat de vertaling het beste rekening houdt met de opmaak van dat soort documenten of met de SEO* van de website. De ideale projectmanager vraagt daarom meteen of aan de lay-out (bv. bij een brochure) of SEO gewerkt moet worden. Zo bespaart hij de klant nadien veel tijd en zorgen”, verduidelijkt Stefan Vanluyten. “Ons motto is niet voor niets ‘More than Translation’.”

Natuurlijk wil je niet steeds opnieuw dezelfde vragen krijgen. Daarom zorgt een vertaalbureau ervoor dat je bedrijf op een vaste projectmanager kan rekenen. Die kent na verloop van tijd perfect je wensen.

2. Hij/zij is een organisatietalent

Het is een dooddoener, maar projectmanagement in een vertaalbureau vraagt om een goede organisatie. De ideale projectmanager weet steeds het juiste vertaalteam op een opdracht te zetten. Het is een evenwichtsoefening waarbij rekening gehouden wordt met de talencombinatie, de specialismen van de vertalers en de wensen van de klant.

“Snelheid en stiptheid zijn daarbij ontzettend belangrijk”, vult Veronika Hüll, Office Manager bij vertaalbureau Atrado aan. “Zo weten klanten snel of je hen kan helpen en binnen welke termijn. En tijd win je door je bronnen en opdrachten goed te organiseren. Iets waar de ideale projectmanager erg sterk in is. Die vindt alles in een mum van tijd terug.”

3. Hij/zij beschikt over uitstekende ‘people skills’

Vertalingen worden uitgevoerd voor en door mensen. Een persoonlijke aanpak blijft dus een must. “Atrado noemt zich graag het vertaalbureau met een glimlach. De ideale projectmanager probeert een vertaalproject correct, snel maar vooral ook op een aangename manier te behandelen. Door een persoonlijke aanpak kan je enerzijds de noden van de klant goed inschatten en anderzijds eens een extra inspanning van de vertalers vragen wanneer dat echt nodig is.”

4. Hij/zij is gevoelig voor taal

Misschien verrassend, maar je ideale projectmanager hoeft daarom nog geen goede vertaler te zijn. Hij/zij moet wel een goed taalgevoel hebben. “De ideale projectmanager heeft een besef van taal- en cultuurverschillen, van stijl en terminologie. Enkel zo kan hij de evaluatie van een vertaler correct inschatten”, vertelt Senior Project Manager Els Hesemans. “Verder is het handig dat een projectmanager meerdere talen beheerst. Vele klanten en vertalers hebben namelijk niet het Nederlands als moedertaal. Het blijft toch een troef als je iemand in zijn eigen taal kan helpen.”

Een divers ideaal

Projectmanagement in een vertaalbureau vraagt dus diverse vaardigheden. De bovenstaande 4 lijken ons essentieel. Welke eigenschappen vind jij nog belangrijk bij een projectmanager?

 

* Search Engine Optimization: het optimaliseren van webteksten voor zoekmachines zoals Google, zodat je site hoger scoort voor een bepaalde zoekterm.

Vertaalbureau Atrado werft aan!

Ken je iemand die over bovenstaande eigenschappen beschikt en een nieuwe job zoekt? Bezorg hem/haar onze vacature voor een projectmanager. We kijken ernaar uit kennis te maken.