Berichten

team vertaalbureau Atrado

Goedkoper vertalen zonder kwaliteitsverlies. Kan dat?

Je hebt een vertaling nodig, maar je moet tegelijkertijd streng op het budget letten? In bepaalde gevallen kan je je documenten goedkoper laten vertalen zonder aan kwaliteit in te boeten. Stefan Vanluyten, managing director van vertaalbureau Atrado, legt uit hoe.

Vertaling zonder revisie

De beste vertaalbureaus passen, net als vertaalbureau Atrado, het vierogenprincipe toe: elke tekst wordt vertaald en volledig gereviseerd door 2 verschillende personen. “Die aanpak is sterk aan te raden bij documenten voor een extern publiek”, zegt Stefan Vanluyten. “Fouten in de vertaalde tekst kunnen de reputatie van je bedrijf of organisatie immers schaden.”

Bij interne documenten loop je dat risico minder. “Vaak geeft de klant aan dat een ruwe vertaling van de inhoud van het document volstaat. Vertaalbureau Atrado biedt daarom ook vertalingen van een andere kwaliteit aan. De grondige revisie valt weg, waardoor er dus ook een kost wegvalt en deze vertalingen goedkoper zijn.” Er wordt wel over de kwaliteit gewaakt. Deze vertalingen (zonder revisie dus) worden enkel toevertrouwd aan vertalers die sowieso excellent werk afleveren. “En we voeren steekproeven uit.” De klant krijgt zo een vertaling die – op mogelijke kleine foutjes na – perfect is, maar aan een lagere prijs.

Goed overleggen

Tip: bespreek dus goed het doel van je te vertalen tekst met je vertaalbureau. Stefan Vanluyten: “We vinden het belangrijk om dat verschil in het vertaalproces (dus met of zonder revisie) aan de klant uit te leggen. Niet elk vertaalbureau doet dat helaas, waardoor het voor de klant niet duidelijk is wat er nu eigenlijk met ‘een vertaling’ wordt bedoeld. Is dat met of zonder grondige revisie door een tweede persoon?”

Praat ook over de lay-out die je wenst. Moet die exact dezelfde zijn? Want ook daar kruipt tijd (en dus budget) in. Of maakt het minder uit hoe het document gepresenteerd wordt? En overleg tot slot ook het bestandsformaat dat het meest geschikt is voor de vertaling van je tekst. Op die manier krijg je een offerte die volledig op je noden afgestemd is.

Haal voordeel uit vertaalgeheugens

Heb je regelmatig vertaalopdrachten? Ga dan naar hetzelfde vertaalbureau of naar dezelfde vertaler. Professionele vertaalbureaus gebruiken vertaalsoftware, waardoor ze dezelfde zin geen 2 keer handmatig moeten vertalen. “Vertaalbureau Atrado gebruikt SDL Studio en maakt per klant een apart vertaalgeheugen aan. Keert een zin terug, dan krijgt de klant daar korting op,” legt Stefan Vanluyten uit. Het kan dus toch: documenten goed en toch goedkoper laten vertalen.

_wim9332-2

Een vertaling, een complex samenspel van projectmanagers, linguïsten en dtp’ers

Wat gebeurt er precies met je document wanneer je het naar een vertaalbureau stuurt? Het bureau doet meer dan het zomaar doorsturen naar een vertaler. Een kwaliteitsvolle vertaling doorloopt niet minder dan 40 stappen, waarbij projectmanagers, vertalers, revisoren en dtp’ers nauw samenwerken. Je vindt ze in onderstaand schema. Vertaalbureau Atrado geeft een woordje uitleg.

De klant: alfa en omega van elke vertaalopdracht

Vertalen is een complex proces dat zeker niet lineair verloopt. Het begin- en eindpunt is natuurlijk de klant: hij bezorgt zijn document aan het vertaalbureau en ontvangt op het einde van de rit een goede vertaling. Daartussen doet zijn document verschillende haltes aan, waarvan sommige meerdere keren. Een van die haltes is de projectmanager, een spilfiguur in het hele proces.
40stappen_rand

Engineering: de basis voor een vlot vertaalproces

First things first, een vertaling moet goed voorbereid worden. Dat vraagt even tijd, maar laat het vertaalproces nadien vlotter verlopen. Tijdens de eerste ‘engineering’-fase wordt het ontvangen document geconverteerd naar een vertaalbaar bestand, worden vertaalgeheugens en terminologielijsten gekoppeld, alle inhouden geanalyseerd en gestructureerd. Meestal nemen de projectmanagers die stap al voor hun rekening.

Veronika Hüll, Office Manager bij vertaalbureau Atrado: “Die voorbereiding is heel belangrijk en kan al omslachtig zijn. Een goede omzetting van een pdf-bestand naar bijvoorbeeld een Worddocument is niet zo evident. Een klant kan al veel kostbare tijd winnen door het bronbestand door te sturen. Jammer genoeg is dat niet altijd mogelijk.”

“Daarnaast vraagt de woordtelling en de analyse van het vertaalgeheugen de nodige aandacht”, vult Service Manager Els Hesemans aan. “Zijn bepaalde zinnen al eens vertaald? Dan kennen we de klant daarop een korting toe. Bovendien levert een vertaalgeheugen meer consistente vertalingen op.”

Engineering wordt na de eigenlijke vertaling nog eens toegepast. Bestanden worden dan terug omgezet naar het aangeleverde formaat, gelokaliseerde afbeeldingen worden op de juiste plaats ingevoegd en vertaalgeheugens geüpdatet.

Projectmanagement: de troef van een vertaalbureau

Zodra het document geanalyseerd is, kan de projectmanager een precieze offerte aan de klant bezorgen. Tegelijkertijd verwittigt zij de vertalers en revisoren. Karen Jacobs, Service Manager bij vertaalbureau Atrado: “We contacteren hen al zo vroeg mogelijk, zodat ze ruimte voor ons vrijhouden. Goede vertalers zijn namelijk snel bezet. Bovendien proberen we dezelfde mensen op gelijkaardige opdrachten te zetten. Zo kennen ze de stijl en terminologie van de klant door en door.”

Bevestigt de klant zijn bestelling, dan moet de projectmanager de linguïsten enkel nog groen licht geven. Zij bezorgt hen daarbij onder andere de instructies van de klant en het vertaalpakket. De projectmanager volgt nadien ook op of de deadlines gerespecteerd worden en geeft vertalingen door naar de volgende etappe voor de opdracht.

Projectmanagers spelen dus een cruciale rol in het hele vertaalproces. Op het einde van de rit kijken zij alles nog eens na voor de vertaling naar de klant vertrekt. Zo zijn ze zeker dat die aan zijn wensen voldoet.

De vertalers en revisoren: onze taalkundige rijkdommen

Even een misverstand de wereld uit helpen: projectmanagers vertalen niet zelf. Voor elke opdracht schakelen ze de juiste taalkundige experts in. Die beheersen niet alleen de bron- en doeltaal perfect, maar zijn ook helemaal thuis in de sector van de klant.

Ze sporen nieuwe termen op, vertalen ze en verwerken ze tot terminologielijsten. Ze zorgen ook dat de vertaling bij het doel van de tekst past. Een commerciële tekst vraagt bijvoorbeeld om een meer creatieve aanpak dan een handboek. Daarna garanderen de revisoren de kwaliteit van de vertaling. Ze kijken de tekst na op interpretatie-, stijl- en schrijffouten. Dat is het befaamde vierogenprincipe.

Bij een beëdigde vertaling volgt nog een extra stap: de rechtbank. “Mensen vergissen zich wel eens in de timing van een beëdigde vertaling”, vertelt Veronika Hüll. “Maar de beëdigde vertaling moet op de rechtbank wachten op de legalisatie door de griffie. Dat hebben we als vertaalbureau niet in de hand. Hetzelfde geldt voor de leveringstijden van de post.”

Dtp: de finishing touch

Soms laten bedrijven hele brochures vertalen en willen ze dat de lay-out zo veel mogelijk behouden blijft. In dat geval schakelt het vertaalbureau een dtp’er in. Die verwerkt alle vertalingen in de afbeeldingen en zorgt dat de tekstvakken netjes uitgelijnd zijn. Maar dtp vraagt ook om extra reviews op tikfouten. De vertaling van een brochure is dus een behoorlijk complex werkje.

Karen Jacobs beaamt: “Als je alle stappen op een rijtje zet, lijkt het een huzarenstukje. Toch spelen projectmanagers het elke keer klaar. Hun organisatietalent en ervaring maken daarbij het verschil. De juiste persoon op het juiste ogenblik op de juiste opdracht zetten, dat moet je echt in de vingers hebben.”

werken-bij-vertaalbureau-atrado-brussel

Kiezen voor een vertaalbureau of toch maar snel intern vertalen?

Als de interne medewerkers van een bedrijf een aardig mondje Frans of Engels spreken, waarom zou het dan een ‘duur’ vertaalbureau inhuren? Vertalen: zo moeilijk kan dat toch niet zijn? 7 punten die je helpen om de juiste keuze te maken tussen een extern vertaalbureau of interne medewerkers om de vertaalklus te klaren.

1. Korte communicatielijnen

Een van de belangrijkste voordelen van een vertaling door interne medewerkers is het directe contact tussen de opdrachtgever en de vertaler. Daardoor is een vertaling vaak snel besteld en worden eventuele vragen van de vertaler gemakkelijk doorgegeven. Vertaalbureaus proberen hun communicatie met de klant dan ook zoveel mogelijk te stroomlijnen. “Ze doen dat door een vaste projectmanager en een vast team toe te wijzen’, vertelt Stefan Vanluyten, managing director van Vertaalbureau Atrado. “Zo leren ze de specifieke wensen van de opdrachtgever kennen en ze beheren ook de vertaalgeheugens en terminologielijsten.” Feit blijft natuurlijk dat alles via een tussenpersoon verloopt.

2. De prijs

Vaak wordt geargumenteerd dat een vertaalbureau duur is. Dat kan zo zijn wanneer het bedrijf een geroutineerde interne vertaler heeft. Door zijn of haar ervaring zal die persoon een document snel en dus ‘goedkoop’ kunnen vertalen. Maar die stelling lijkt dus niet op te gaan wanneer een medewerker de vertaling naast zijn of haar eigenlijke job moet doen. Stefan Vanluyten: “Een secretaresse die meerdere talen spreekt, en dikwijls meer dan behoorlijk zelfs, wordt vaak ook ‘gebombardeerd’ tot interne vertaler. Maar omdat ze haar vertaalwerk naast haar andere taken moet doen, kan ze niet de routine opbouwen van een professionele vertaler. Dan boet je dus aan efficiëntie in.” Tel dus de uren op die die vaste medewerker over een vertaling doet, en vergelijk die met de factuur van het vertaalbureau.

3. Een vlotte vertaling

Wanneer je een document leest, wil je niet het gevoel hebben een vertaling te lezen. Een professionele vertaler zorgt er daarom voor dat de vertaling van je tekst niet alleen correct is, maar ook prettig leesbaar. “Daarom is het aan te raden enkel te werken met mensen die naar hun moedertaal vertalen,” legt Stefan Vanluyten uit. “Een meertalige medewerker die van en naar verschillende talen vertaalt, kan ondanks zijn competenties niet die vlotte kwaliteit leveren van een native speaker.”

4. Vakgebied en jargon

Een vierde essentieel punt bij de keuze tussen een interne vertaler en een vertaalbureau is de kennis van het vakjargon. Wie anders dan de interne medewerker is beter vertrouwd met de werking, producten en diensten van zijn of haar bedrijf? Daardoor kan die vertaling meer als die van een echte insider klinken. Vertaalbureaus proberen diezelfde kwaliteit te bieden door een vertaler in te schakelen die niet enkel naar de moedertaal vertaalt, maar die wel degelijk verstand heeft van het vakgebied van de klant en diens terminologie. Stefan Vanluyten verklaart: “De betere vertaalbureaus werken altijd met mensen die thuis zijn in het vakjargon. Ook zorgen ze ervoor dat de klant de vakkennis van de vertaler vooraf kan testen via enkele proefvertalingen.”

5. Nuttige vertaaltools

Een vertaler (intern of extern) die z’n job ernstig neemt, bedient zich van professionele vertaalhulpmiddelen zoals vertaalgeheugens. Deze software onthoudt reeds vertaalde woorden en zinsnedes, waardoor het vertalen niet alleen sneller gaat, maar je dus ook kunt rekenen op een consistentere vertaling van vakterminologie en andere terugkerende woorden. Wat opvalt is dat de gelegenheidsvertaler dikwijls niet over deze tools beschikt, waardoor vertalingen trager of minder consistent gebeuren.

6. Bewaking van de kwaliteit

Kenmerkend voor de aanpak van de meest kwalitatieve vertaalbureaus is dat ze zowel vertaling als revisie toepassen. In hun proces maken ze gebruik van ervaren revisoren om het eindresultaat nog eens objectief te bekijken. Pas als zij hun finale goedkeuring geven, gaat de tekst door naar de klant. Controleer zeker of bij een interne vertaling een dergelijke revisie wordt ingevoerd. Want anders wordt het risico op bijvoorbeeld een typfoutje groter.

7. De geglobaliseerde zakenwereld

En wat met de talen die een secretaresse niet machtig is? Zoals het Russisch, Chinees of Braziliaans Portugees? Dan is het bedrijf sowieso aangewezen op een professionele partner die al deze talen aankan. En door de ervaring uit eerdere projecten kan die het nieuwe vertaalteam meteen correct aansturen.
Al deze factoren bepalen mee de keuze voor een interne vertaler of voor een vertaalbureau. Welke factoren spelen volgens jou nog mee? En welke zijn voor jou het belangrijkst?

Vertaling met revisie: nuttig of overbodig?

Vertaling met revisie: nuttig of overbodig?

Een vertaling met revisie is een vertaling die kritisch gecontroleerd wordt door een tweede vertaler. Na het vertaalwerk wordt de tekst nog eens nauwgezet nagekeken en kritisch vergeleken met de brontekst. Maar is zo’n revisie wel altijd nodig of nuttig? Bij élke vertaalopdracht?

Vier ogen zijn beter dan twee

Een bijkomende revisie geeft zeker meer garanties op de kwaliteit van de vertaling. In dat geval mag je erop rekenen dat de vertaalde tekst tot op de punt-komma correct is. Vertalers zijn ook maar mensen, en die maken dus wel eens een foutje: er sluipen typfouten in een tekst, of een bepaalde zin uit de brontekst wordt fout geïnterpreteerd. Vandaar dat de meeste vertaalbureaus zoals Atrado altijd werken met een tweede vertaler. Die voert dan een revisie uit op alle gemaakte vertalingen.

Stefan Vanluyten van Atrado: “Vier ogen zien inderdaad meer dan twee. Dikwijls lezen klanten vertalingen niet meer na, dus het is onze job om een tekst tot op de punt-komma goed te krijgen.” Voor belangrijke teksten, high profile vertalingen en tekstmateriaal waar je als bedrijf mee naar buiten treedt, is vertaling mét revisie dan ook de beste optie. Bij vertaalbureau Atrado doen we dit volgens de NEN-EN 15038-norm. Dat is een Europese standaard voor vertaalbureaus.

Een vertaling voor ieder budget

Maar is zo’n revisie dan altijd nodig? Neen dus, in bepaalde gevallen kan je ook kiezen voor een vertaling zonder revisie. Bijvoorbeeld voor documenten die enkel intern in je organisatie gebruikt worden. Of voor teksten waarbij het vooral belangrijk is dat de boodschap overgebracht wordt, en een typfoutje geen ramp betekent. Of misschien heb je intern een medewerker die de revisie voor zijn of haar rekening neemt? Kies in dat geval voor een vertaling zonder revisie, en beperkt zo je vertaalkosten.

“De kwaliteitseisen kunnen in bepaalde gevallen lager liggen. Als er dan een typfout in de tekst blijft staan, is dat jammer, en dat moeten we uiteraard altijd proberen te vermijden. Maar je bedrijf lijdt er geen gezichtsverlies mee. In die gevallen kan je dus genoegen nemen met een goedkopere vertaling, omdat revisie niet echt nodig is,” aldus Stefan Vanluyten.

Wél belangrijk is dat deze werkwijze op voorhand open gecommuniceerd wordt. Dat je je goed bewust bent van de mogelijkheden. En daar wringt het schoentje bij sommige vertaalbureaus. Er worden geen duidelijke afspraken gemaakt, er wordt zonder revisie vertaald zonder dat je ervan op de hoogte bent, of in het ergste geval claimt men een revisie maar is het gewoon een vlugge ‘spot check’. Veelal gebeurt dit om een lagere prijs te kunnen aanbieden en toch maar die opdracht binnen te halen. Vraag dus expliciet na of je een vertaling mét of zonder revisie mag verwachten. Zo krijg je de vertaling die binnen de context van je bedrijf de beste prijs-kwaliteitverhouding biedt.