plunet_dashboard

Welke voordelen biedt een vertaalportaal?

Wie regelmatig vertaalopdrachten doorgeeft, wil natuurlijk dat die zo vlot en snel mogelijk verlopen. Daarom bieden de meeste vertaalbureaus hun klanten de toegang tot een vertaalportaal aan. Maar wat houdt zo’n vertaalportaal precies in en is het echt gemakkelijker dan een mailtje?

Wat is een vertaalportaal?

Een vertaalportaal is een beveiligde en gepersonaliseerde IT-omgeving waarmee een klant zijn opdrachten aan het vertaalbureau doorgeeft. Binnen de vertaalsector vind je verschillende soorten terug. “Bij Atrado gebruiken we Plunet Business Manager”, licht Stefan Vanluyten, managing director van vertaalbureau Atrado, toe. “Dat softwarepakket werd speciaal voor vertaalbureaus ontwikkeld en is dan ook een van de marktleiders in de sector. Het gaat om een webbased toepassing, zodat een vertaling overal en altijd aangevraagd kan worden. Het enige wat de klant nodig heeft, is een internetverbinding, zijn gebruikersnaam en zijn wachtwoord.”

“Bovendien kunnen binnen hetzelfde bedrijf verschillende gebruikers met elk hun specifieke rechten aangemaakt worden”, legt projectmanager Veronika Hüll uit. “De admin ziet alle informatie. Zo kan hij onder andere opvolgen wie wat bestelt en uiteenlopende rapporten creëren. Hij beheert ook de rechten van de aanvragers binnen zijn bedrijf. Hij kan ze beperken tot de simpele opvolging van de projecten of net uitbreiden tot informatie over de prijzen en facturen.”

Een vertaling aanvragenHoe werkt een vertaalportaal?

 

Zodra de klant over een toegang beschikt, verloopt de bestelling van een vertaling zeer eenvoudig. De aanvrager uploadt de bronteksten en geeft de belangrijkste parameters aan, zoals de talencombinatie en de gewenste leveringstermijn. Als hij opmerkingen en referentiemateriaal wil delen, kan dat in de daarvoor voorziene velden. Hij hoeft enkel nog op ‘Verzenden’ te klikken om de bestelling aan de projectmanagers door te geven. Die krijgen een automatisch bericht en kunnen meteen aan de slag gaan.

En hoe zit het met de voordelen?

1. Minder mailverkeer

Wie via een vertaalportaal werkt, hoeft dus geen e-mails meer te versturen. De aanvraag van de vertalingen verloopt vlot en uniform. Grote bestanden worden zonder problemen doorgegeven en dankzij de invulvelden beschikken de projectmanagers meteen over de nodige gegevens.

2. Een snellere verwerking

Nadat de aanvrager zijn bestelling bevestigd heeft, wordt de opdracht rechtstreeks in de workflow van de projectmanagers opgenomen. Zij verliezen geen tijd meer door alle informatie uit e-mails zelf in te voeren. Een project raakt dus veel sneller opgestart, waardoor vertalingen ook sneller geleverd kunnen worden.

3. Geen minimumtarief voor eerste kleine opdrachten

“Omwille van die lagere opstartkosten bij een vertaalportaal kunnen we het minimumtarief voor de eerste 5 à 10 kleine opdrachten laten vallen”, vertelt Stefan Vanluyten. “Ze worden dan aan het gewone tarief per woord aangerekend.”

Overzicht vertaalportaal4. Opvolging van het volledige vertaalproces

Zoals eerder aangehaald kan de gebruiker van een vertaalportaal allerhande gegevens over de vertalingen opzoeken: de toegepaste prijzen, de facturen, de aanvragers, etc. Maar het handigst is natuurlijk het feit dat hij de status van een vertaling op elk moment kan checken. Ook hier leidt dat tot minder mailverkeer. In plaats van een mailtje naar de projectmanager te moeten sturen, ziet de aanvrager binnen het portaal direct in welke fase de vertaling zich bevindt.

5. Een back-up van je documenten

Een laatste handigheidje is het feit dat de bronteksten en hun vertalingen op de servers van het vertaalbureau bewaard worden. “Het gebeurt wel eens dat een klant een document kwijtraakt en ons vraagt of we nog een kopie hebben. Aan de hand van het ordernummer kunnen we die dan gemakkelijk opsporen. Bij een vertaalportaal blijven alle documenten steeds ter beschikking van de klant staan. Zo heeft hij in feite steeds een back-up van zijn teksten”, vertelt Stefan Vanluyten.

Vlotte verwerking van regelmatige vertaalopdrachten

Hoewel de portalen van vertaalbureaus voor iedereen open staan, zijn het vooral de grote klanten die ermee werken. “Zij halen er het meeste voordeel uit omdat zij zeer regelmatig opdrachten doorgeven. Wanneer je maar een keer per jaar een document laat vertalen, speelt tijdswinst of een back-up namelijk veel minder een rol”, verklaart Stefan Vanluyten. “Het systeem werkt trouwens erg goed. In al die jaren dat wij het gebruiken, is er nog geen enkele klant afgehaakt.”

team_vertaalbureau_atrado_brussel

Waarom zijn sommige vertaalbureaus goedkoper dan andere?

De prijzen van een vertaling bij vertaalbureaus durven nogal eens uit elkaar lopen. Het ene vertaalbureau is dan een paar tot soms heel wat centen per woord goedkoper dan het andere. Voor een klant is het niet altijd makkelijk om het verschil in prijs te achterhalen. Want als vertaalbureau A 16 eurocent per woord vraagt en vertaalbureau B slechts 12 eurocent, dan is de keuze toch snel gemaakt? Of niet? Verschillen in prijs zijn er natuurlijk niet voor niets. Daaraan liggen een aantal redenen ten grondslag.

De rol van de vertaler

Allereerst speelt de vertaler een belangrijke rol in de hoogte van de prijs. Zoals in veel beroepen zijn er ook in de vertaalwereld mensen die professioneel met hun vak bezig zijn en mensen die het als hobby bij hun andere werkzaamheden doen.

“Aan de kwaliteit van de vertaling zelf hoeft dit niet zozeer iets af te doen”, zegt Stefan Vanluyten, zaakvoerder van vertaalbureau Atrado. “Het verschil merk je vooral in de communicatie rond een opdracht. Bij echte professionals zie je dat ze verantwoordelijkheid nemen in hun vak. Ze zijn bijvoorbeeld altijd bereid om een spoedklus aan te nemen, waar een hobbyist de luxe heeft om ‘nee’ te verkopen omdat hij of zij geen tijd of zin heeft. Daarnaast beschikt een professionele vertaler vaak over de juiste tools, waardoor hij of zij efficiënter te werk kan gaan en weet je vrijwel zeker dat die persoon de deadlines respecteert.”

Bij vertaalbureau Atrado werken ze dan ook alleen met professionele vertalers. Dat neemt een bepaald kostenplaatje met zich mee. “We laten bij vertaalbureau Atrado vertalingen enkel door zogenoemde native speakers doen. Dat zijn mensen die enkel naar hun moedertaal vertalen. Vaak zijn dat vertalers die in het land van hun moedertaal wonen”, gaat Stefan Vanluyten verder.

Onderhandelen met vertalers

De beste professionele vertalers zullen weinig ruimte toestaan in de prijsonderhandeling. “Onderhandelen kun je altijd doen, maar echt veel verschil levert het niet op”, legt Stefan Vanluyten uit. “Hier hebben zowel de goedkope als duurdere vertaalbureaus mee te maken. Goede vertalers hebben opdrachten genoeg, dus die kunnen werk weigeren als het niet genoeg betaalt.”

Juiste vertaler voor de job

Als vertaler moet je goed geïnformeerd zijn over het onderwerp waarover je vertaalt. Teksten zijn vaak erg specifiek en gaan diep in op de materie. De ene is gespecialiseerd in auto’s, de andere meer in politiek of recht. Het is daarom belangrijk om de juiste vertaler bij de juiste opdracht te zoeken.

Dat is soms een tijdrovende bezigheid, die natuurlijk geld kost. Stefan Vanluyten verklaart waarom: “Als vertaalbureau zijn we altijd op zoek naar de beste vertaler voor de job. Dat werk wordt gedaan door projectmanagers, die zelf niet bezig zijn met het maken van vertalingen. Bij vertaalbureau Atrado nemen Els en Veronika die zorgen uit handen. Zij zijn fulltime in dienst en zorgen dat je als klant de beste vertaler aan jouw vertaling hebt werken.”

Vertaling met of zonder revisie?

Daarnaast is het belangrijk te kijken wat een vertaalbureau onder de term ‘vertaling’ laat vallen. Is het puur het omzetten van bijvoorbeeld een Noorse of Franse tekst naar een Nederlandstalige versie, of komt er toch meer bij kijken? De goedkopere bureaus bieden vaak alleen de eerste versie vertaling aan. Dat houdt in dat er één enkele vertaler aan de tekst heeft gewerkt, die vervolgens direct of na een beperkte revisie terug naar jou als klant wordt gestuurd. Ze sparen dus de kosten van een goede revisie uit.

“Bij vertaalbureau Atrado richten we ons niet alleen op enkel de vertaling”, geeft de managing director aan. “Vertalen is mensenwerk en dus foutgevoelig. Hoewel we werken met de beste vertalers die we kunnen vinden, bestaat altijd de kans dat er een foutje insluipt. Daarom zorgen we bij vertaalbureau Atrado naast de vertaling ook altijd voor een vergelijkende revisie: het vier ogen-principe. Vier ogen zien immers meer dan twee. Klanten lezen de vertaling vaak niet meer na, dus is het onze job om een tekst tot op de komma goed te hebben.”

Niet alle vertalingen hebben een grondige revisie nodig

Dat klopt. Als klant kan je er in sommige gevallen voor kiezen om geen uitgebreide revisie te laten uitvoeren. Die goedkopere optie biedt ook vertaalbureau Atrado. “Interne documenten kunnen nog wel eens met een lagere kwaliteit geleverd worden. Daar gaat het er meer om dat de strekking van een tekst goed vertaald is. Als er dan een typfoutje in de vertaling staat, is dat jammer, maar als bedrijf lijd je er naar buiten toe geen gezichtsverlies mee. In die gevallen kan je eventueel genoegen nemen met een lagere prijs, omdat de revisie niet van cruciaal belang is. Wél belangrijk is dat deze werkwijze open gecommuniceerd wordt naar de klant. En daar wringt soms het schoentje bij de goedkopere bureaus”, besluit Stefan Vanluyten.