deathtostock_medium6a

Je website vlot laten vertalen? Zo doe je dat!

Als je website beschikbaar is in verschillende talen, bereik je gemakkelijk nieuwe markten. Maar hoe pak je dat het beste aan? Met de volgende tips verloopt de vertaling van je website eenvoudiger, vlotter en goedkoper.

1. Bezorg het vertaalbureau de definitieve versie van je content

De vlotte vertaling van je website begint met een goede voorbereiding. In een eerste stap selecteer je de gewenste content. Wie of wat wil je bijvoorbeeld bereiken met de vertaalde website en welke inhoud past bij die doelstellingen? Kan iedereen binnen het bedrijf zich vinden in de formulering van de teksten? Die vragen beantwoord je het beste voor je een vertaalaanvraag indient.

“Klanten staan soms onvoldoende stil bij het belang van een definitieve versie. Als je precies weet welke inhoud je wil laten vertalen, boek je nochtans heel wat tijdswinst. Kleine aanpassingen tijdens het vertaalproces kunnen namelijk snel voor vertraging zorgen”, licht Veronika Hüll, Office Manager bij vertaalbureau Atrado toe.

2. Maak een export van je website

Een website is ook veel meer dan enkel de tekst die wordt weergegeven in je browser. Elke site heeft een eigen structuur en een specifieke opmaak. “Als je enkel een Word-document bezorgt, loop je het risico die structuur en opmaak te verliezen”, merkt Veronika op.

“Een url is in dat opzicht ook niet zinvol. Vertalers kunnen daarmee de bronbestanden niet bewerken. De klant of het vertaalbureau moet de content eerst naar een Word- of Excel-bestand omzetten, maar dat kost tijd en dus ook geld. Bovendien moet je de vertaling achteraf in de website invoeren en de opmaak checken. Het betekent dus veel werk dat heel eenvoudig te vermijden is.”

Wil je een website echt vlot laten vertalen? Dan bezorg je bij voorkeur een export van je website. Vraag je IT’er of webontwikkelaar je content naar een Excel-, xml-, html- of xliff-bestand te exporteren. Zo ben je er zeker van dat de volledige inhoud, dus ook verborgen pagina’s, wordt meegenomen. En met zo’n document kan de vertaler meteen aan de slag gaan.

“Als je vertaling klaar is, importeer je het eindresultaat met één klik. De volledige structuur en de opmaak van je website blijft zo bewaard en je vertaling kan onmiddellijk online”, vult Veronika aan.

3. SEO gecheckt?

Het internet biedt je de kans om een groot publiek te bereiken, maar consumenten moeten de weg naar je website natuurlijk vinden. SEO-copywriting en SEO-vertalingen zorgen daarvoor. “Vaak is op de originele content nooit SEO toegepast. We raden klanten daarom altijd aan om de teksten eerst SEO-proof te maken en ze pas daarna te vertalen. Zo kunnen de SEO-vertalers veel preciezer werken en krijgt de originele website een boost”, besluit Veronika.

team vertaalbureau Atrado

Goedkoper vertalen zonder kwaliteitsverlies. Kan dat?

Je hebt een vertaling nodig, maar je moet tegelijkertijd streng op het budget letten? In bepaalde gevallen kan je je documenten goedkoper laten vertalen zonder aan kwaliteit in te boeten. Stefan Vanluyten, managing director van vertaalbureau Atrado, legt uit hoe.

Vertaling zonder revisie

De beste vertaalbureaus passen, net als vertaalbureau Atrado, het vierogenprincipe toe: elke tekst wordt vertaald en volledig gereviseerd door 2 verschillende personen. “Die aanpak is sterk aan te raden bij documenten voor een extern publiek”, zegt Stefan Vanluyten. “Fouten in de vertaalde tekst kunnen de reputatie van je bedrijf of organisatie immers schaden.”

Bij interne documenten loop je dat risico minder. “Vaak geeft de klant aan dat een ruwe vertaling van de inhoud van het document volstaat. Vertaalbureau Atrado biedt daarom ook vertalingen van een andere kwaliteit aan. De grondige revisie valt weg, waardoor er dus ook een kost wegvalt en deze vertalingen goedkoper zijn.” Er wordt wel over de kwaliteit gewaakt. Deze vertalingen (zonder revisie dus) worden enkel toevertrouwd aan vertalers die sowieso excellent werk afleveren. “En we voeren steekproeven uit.” De klant krijgt zo een vertaling die – op mogelijke kleine foutjes na – perfect is, maar aan een lagere prijs.

Goed overleggen

Tip: bespreek dus goed het doel van je te vertalen tekst met je vertaalbureau. Stefan Vanluyten: “We vinden het belangrijk om dat verschil in het vertaalproces (dus met of zonder revisie) aan de klant uit te leggen. Niet elk vertaalbureau doet dat helaas, waardoor het voor de klant niet duidelijk is wat er nu eigenlijk met ‘een vertaling’ wordt bedoeld. Is dat met of zonder grondige revisie door een tweede persoon?”

Praat ook over de lay-out die je wenst. Moet die exact dezelfde zijn? Want ook daar kruipt tijd (en dus budget) in. Of maakt het minder uit hoe het document gepresenteerd wordt? En overleg tot slot ook het bestandsformaat dat het meest geschikt is voor de vertaling van je tekst. Op die manier krijg je een offerte die volledig op je noden afgestemd is.

Haal voordeel uit vertaalgeheugens

Heb je regelmatig vertaalopdrachten? Ga dan naar hetzelfde vertaalbureau of naar dezelfde vertaler. Professionele vertaalbureaus gebruiken vertaalsoftware, waardoor ze dezelfde zin geen 2 keer handmatig moeten vertalen. “Vertaalbureau Atrado gebruikt SDL Studio en maakt per klant een apart vertaalgeheugen aan. Keert een zin terug, dan krijgt de klant daar korting op,” legt Stefan Vanluyten uit. Het kan dus toch: documenten goed en toch goedkoper laten vertalen.

_wim9332-2

Een vertaling, een complex samenspel van projectmanagers, linguïsten en dtp’ers

Wat gebeurt er precies met je document wanneer je het naar een vertaalbureau stuurt? Het bureau doet meer dan het zomaar doorsturen naar een vertaler. Een kwaliteitsvolle vertaling doorloopt niet minder dan 40 stappen, waarbij projectmanagers, vertalers, revisoren en dtp’ers nauw samenwerken. Je vindt ze in onderstaand schema. Vertaalbureau Atrado geeft een woordje uitleg.

De klant: alfa en omega van elke vertaalopdracht

Vertalen is een complex proces dat zeker niet lineair verloopt. Het begin- en eindpunt is natuurlijk de klant: hij bezorgt zijn document aan het vertaalbureau en ontvangt op het einde van de rit een goede vertaling. Daartussen doet zijn document verschillende haltes aan, waarvan sommige meerdere keren. Een van die haltes is de projectmanager, een spilfiguur in het hele proces.
40stappen_rand

Engineering: de basis voor een vlot vertaalproces

First things first, een vertaling moet goed voorbereid worden. Dat vraagt even tijd, maar laat het vertaalproces nadien vlotter verlopen. Tijdens de eerste ‘engineering’-fase wordt het ontvangen document geconverteerd naar een vertaalbaar bestand, worden vertaalgeheugens en terminologielijsten gekoppeld, alle inhouden geanalyseerd en gestructureerd. Meestal nemen de projectmanagers die stap al voor hun rekening.

Veronika Hüll, Office Manager bij vertaalbureau Atrado: “Die voorbereiding is heel belangrijk en kan al omslachtig zijn. Een goede omzetting van een pdf-bestand naar bijvoorbeeld een Worddocument is niet zo evident. Een klant kan al veel kostbare tijd winnen door het bronbestand door te sturen. Jammer genoeg is dat niet altijd mogelijk.”

“Daarnaast vraagt de woordtelling en de analyse van het vertaalgeheugen de nodige aandacht”, vult Service Manager Els Hesemans aan. “Zijn bepaalde zinnen al eens vertaald? Dan kennen we de klant daarop een korting toe. Bovendien levert een vertaalgeheugen meer consistente vertalingen op.”

Engineering wordt na de eigenlijke vertaling nog eens toegepast. Bestanden worden dan terug omgezet naar het aangeleverde formaat, gelokaliseerde afbeeldingen worden op de juiste plaats ingevoegd en vertaalgeheugens geüpdatet.

Projectmanagement: de troef van een vertaalbureau

Zodra het document geanalyseerd is, kan de projectmanager een precieze offerte aan de klant bezorgen. Tegelijkertijd verwittigt zij de vertalers en revisoren. Karen Jacobs, Service Manager bij vertaalbureau Atrado: “We contacteren hen al zo vroeg mogelijk, zodat ze ruimte voor ons vrijhouden. Goede vertalers zijn namelijk snel bezet. Bovendien proberen we dezelfde mensen op gelijkaardige opdrachten te zetten. Zo kennen ze de stijl en terminologie van de klant door en door.”

Bevestigt de klant zijn bestelling, dan moet de projectmanager de linguïsten enkel nog groen licht geven. Zij bezorgt hen daarbij onder andere de instructies van de klant en het vertaalpakket. De projectmanager volgt nadien ook op of de deadlines gerespecteerd worden en geeft vertalingen door naar de volgende etappe voor de opdracht.

Projectmanagers spelen dus een cruciale rol in het hele vertaalproces. Op het einde van de rit kijken zij alles nog eens na voor de vertaling naar de klant vertrekt. Zo zijn ze zeker dat die aan zijn wensen voldoet.

De vertalers en revisoren: onze taalkundige rijkdommen

Even een misverstand de wereld uit helpen: projectmanagers vertalen niet zelf. Voor elke opdracht schakelen ze de juiste taalkundige experts in. Die beheersen niet alleen de bron- en doeltaal perfect, maar zijn ook helemaal thuis in de sector van de klant.

Ze sporen nieuwe termen op, vertalen ze en verwerken ze tot terminologielijsten. Ze zorgen ook dat de vertaling bij het doel van de tekst past. Een commerciële tekst vraagt bijvoorbeeld om een meer creatieve aanpak dan een handboek. Daarna garanderen de revisoren de kwaliteit van de vertaling. Ze kijken de tekst na op interpretatie-, stijl- en schrijffouten. Dat is het befaamde vierogenprincipe.

Bij een beëdigde vertaling volgt nog een extra stap: de rechtbank. “Mensen vergissen zich wel eens in de timing van een beëdigde vertaling”, vertelt Veronika Hüll. “Maar de beëdigde vertaling moet op de rechtbank wachten op de legalisatie door de griffie. Dat hebben we als vertaalbureau niet in de hand. Hetzelfde geldt voor de leveringstijden van de post.”

Dtp: de finishing touch

Soms laten bedrijven hele brochures vertalen en willen ze dat de lay-out zo veel mogelijk behouden blijft. In dat geval schakelt het vertaalbureau een dtp’er in. Die verwerkt alle vertalingen in de afbeeldingen en zorgt dat de tekstvakken netjes uitgelijnd zijn. Maar dtp vraagt ook om extra reviews op tikfouten. De vertaling van een brochure is dus een behoorlijk complex werkje.

Karen Jacobs beaamt: “Als je alle stappen op een rijtje zet, lijkt het een huzarenstukje. Toch spelen projectmanagers het elke keer klaar. Hun organisatietalent en ervaring maken daarbij het verschil. De juiste persoon op het juiste ogenblik op de juiste opdracht zetten, dat moet je echt in de vingers hebben.”

meertalige_webshops

3 tips voor een betaalbare meertalige webshop

Als je een webshop opstart, waarom zou je je dan beperken tot de Nederlandstalige markt? Uitgerekend het wereldwijde web biedt je de kans om een veel groter gebied te veroveren. Met onderstaande tips doe je dat op een betaalbare manier.

1.      Laat je webshop groeien met je bedrijf

Bij e-commerce begint alles met een sterk platform voor je website of e-shop. Dat moet uiteraard zoveel mogelijk aansluiten bij je marketingdoelstellingen. Maar tegelijkertijd moet het flexibel genoeg zijn om met je bedrijf mee te groeien. Vraag dus aan je webontwikkelaar hoe je klein en eenvoudig kan starten, om later uit te breiden.

Stefan Vanluyten, Managing Director van vertaalbureau Atrado Brussels licht toe: “Het heeft weinig zin om meteen een groot en duur pakket aan te kopen, als je de helft van de functies niet zal gebruiken. Kies eerder voor een flexibele formule waarbij je nieuwe functies pas toevoegt wanneer je ze effectief nodig hebt. Zo wordt e-commerce al een stuk gemakkelijker en betaalbaarder.”

2.      Pas altijd SEO toe, ook in andere talen

Je klanten moeten je producten en diensten natuurlijk ook vinden. SEO, of Search Engine Optimization, speelt daarbij een essentiële rol. “Bedenk zelf maar eens waar je eerst informatie zoekt als je iets wil kopen. Bijna iedereen raadpleegt eerst Google vooraleer men de winkel of het kantoor binnenstapt”, legt Veronika Hüll, Office Manager van vertaalbureau Atrado, uit. SEO-copywriting zorgt ervoor dat consumenten die je product zoeken, ook effectief bij je website terechtkomen. Dat vraagt om specifieke SEO-kennis en de nodige creativiteit bij copywriters.

“Jammer genoeg beseffen weinig ondernemers dat die oefening voor elke taalgroep anders is”, gaat Veronika Hüll verder. “Je kan een zoekmachinevriendelijke website niet ‘zomaar’ naar een andere taal vertalen. Een Franstalige gebruikt bijvoorbeeld andere keywords dan een Nederlandstalige consument. Als je letterlijk vertaalt, dreig je dus een deel van je publiek te verliezen. We vinden het belangrijk dat goed uit te leggen. Daarom nemen we aan een beurs als E-Commerce Xpo deel.”

3.      Vraag subsidies aan Flanders Investment and Trade

Veel starters vergeten dat ze voor een meertalige website of e-shop een subsidie van Flanders Investment and Trade (FIT) kunnen krijgen. Karen Jacobs, verantwoordelijke voor Service & Advice bij vertaalbureau Atrado Brussels, vindt het nochtans een aanrader: “In mei 2016 heeft FIT zijn subsidiereglement volledig herzien. De nadruk ligt veel meer op de begeleiding van starters en op digitale bedrijfscommunicatie. Je kan dus een subsidie voor je anderstalige webpagina’s en SEO-vertalingen aanvragen.

Normaal ontvang je voor digitale internationale commerciële bedrijfscommunicatie een forfaitair bedrag van € 1.500 per dossier. Voor starters ligt het bedrag hoger, op € 2.250 per dossier. Bovendien kan je tot 4 aanvragen per kalenderjaar indienen, terwijl de bewijslast vrij licht is. Aangezien elk bedrag mooi meegenomen is, wijst vertaalbureau Atrado zijn klanten regelmatig op het bestaan van de subsidies en begeleidt het hen tijdens de aanvraagprocedure.”

Meer weten?

Bovenstaande tips zetten je op weg naar een betaalbare, meertalige e-business. Zoek je meer precieze info? Bezoek dan zeker een gespecialiseerde beurs, zoals E-Commerce Xpo in Kortrijk. Je vindt er webontwikkelaars, marketeers, juristen en financiële experts die je met raad en daad bijstaan. Ook vertaalbureau Atrado Brussel zal er, samen met HappyWebsites, bij zijn. Het biedt er meer informatie over SEO-copywriting, SEO-vertalingen en de subsidies van FIT.

 

Bezoek de stand van vertaalbureau Atrado Brussel op E-Commerce Xpo!

Ben je nieuwsgierig geworden naar het digitale ondernemerschap? Vraag op 7 en 8 november de medewerkers van vertaalbureau Atrado meer details tijdens E-Commerce Xpo in Kortrijk. Ze helpen je graag verder.

Registreer je gratis. Je vindt vertaalbureau Atrado op stand 4125H.

Karen Jacobs service manager Atrado

Maak kennis met onze nieuwe Service Manager

Je hebt het misschien al gemerkt: het team van vertaalbureau Atrado is een persoon rijker. Sinds 1 augustus versterkt Karen Jacobs onze Service Managers en staat ze in voor de commerciële contacten. Een gedreven dame die we graag even voorstellen.

Versterking van Atrado’s team

Als verantwoordelijke voor Service & Advice houdt Karen zich bezig met projectmanagement en de zoektocht naar nieuwe klanten. Enerzijds coördineert ze, samen met de huidige Service Managers Veronika en Els, vertaalprojecten, stelt ze offertes op en biedt ze advies waar nodig. Haar grote talenkennis komt daarbij ongetwijfeld van pas. Naast Nederlands spreekt ze een aardig mondje Engels, Frans, Spaans en Portugees. Anderzijds zal Karen nieuwe klanten aantrekken en de tevredenheid van de bestaande klanten opvolgen.

Stefan Vanluyten, managing director van vertaalbureau Atrado, licht de aanwerving toe: “We voelden al een tijdje dat een extra Service Manager nodig was om het stijgende aantal vertaalaanvragen te verwerken. Het goede werk van onze Service Managers en vertalers wordt duidelijk gewaardeerd. Karens komst biedt ons nu de ruimte om een optimale dienstverlening te blijven verzekeren en te groeien.”

Uitbouw van het Brusselse vertaalkantoor

Karen zal zich ook op de verdere uitbouw van het Brusselse klantenbestand concentreren. Vertaalbureau Atrado heeft er sinds begin 2016 een extra kantoor. “Zo zitten we dichter bij onze Brusselse klanten,” vult Stefan Vanluyten aan. “Maar we stellen onze diensten uiteraard net zo graag voor aan nieuwe bedrijven.”

Inzet op klanttevredenheid

“We gaan de feedback van onze klanten nóg intenser opvolgen,” gaat Stefan verder. “Vroeger belden Veronika en Els klanten om naar hun mening te polsen. Door tijdsgebrek was dit een beetje verwaterd. Dat is jammer, want onze klanten geven ons zeer waardevolle info, waarmee we dan weer verder aan de slag kunnen om ons vertaalaanbod te verbeteren. Karen zal dit nu ter harte nemen.”

Rijke ervaring in projectmanagement en sales

Atrado’s nieuwe verantwoordelijke voor Service & Advice mag dus rekenen op een gevarieerd takenpakket. Eentje dat toch de nodige ervaring vraagt. “In Karen hebben we echt een ideale combinatie gevonden,” legt Stefan Vanluyten uit. “Ze heeft al 12 jaar ervaring in zowel projectmanagement als sales. Daarnaast valt ze op door haar dynamiek en open persoonlijkheid. Ze leeft duidelijk op van het contact met klanten.”

“Als licentiate psychologie vind ik het contact met klanten inderdaad boeiend,” vult Karen aan. “Ik haal er ook veel voldoening uit als ik hen de juiste dienst kan bieden, of een tevreden klant win.”

De uitdaging: vertaalbureau Atrado verder doen groeien

Wat sprak haar precies aan bij de vacature van vertaalbureau Atrado? “Atrado vormt een nieuwe uitdaging. Qua sales ligt de weg er helemaal open. Tegelijk bruist en borrelt het er van de ideeën. Ik vind het mooi dat ik dan mijn eigen ervaring kan inbrengen en de groei van het vertaalbureau ondersteun. Bovendien heeft Atrado een sterk vrouwenteam, dat uitstekend werk levert. Tot nu toe werkte ik steeds in een mannenwereld. De sales verzorgen in een bedrijf met veel vrouwen, dat is echt een statement maken.”

We kijken er alvast naar uit om met Karen samen te werken en wensen haar veel succes!

Wil je zelf contact opnemen met onze nieuwe verantwoordelijke voor Service & Advice? Stuur haar een e-mail via karen@atrado.be of bel naar 02 503 40 53.

_WIM8769_1000px

Hoe vermijd je een minimumtarief voor een vertaalproject?

Een vertaalproject bestaat soms uit slechts een paar zinnen. Toch verdient het dezelfde zorg als elk groter project. Daarom passen vertaalbureaus een minimumtarief voor kleine opdrachten toe. Met onderstaande tips kan je zo’n minimum eenvoudig vermijden.

Waarom een minimumtarief?

Wanneer je met een vertaalbureau werkt, doorloopt je vertaalopdracht een 40-tal stappen, hoe klein de tekst ook is. “Dat uitgebreide proces moet de kwaliteit van elke vertaling garanderen, ongeacht de omvang van het document”, vertelt Stefan Vanluyten, Managing Director van vertaalbureau Atrado. “Telkens worden de juiste vertaler en revisor gezocht. Daarna werken we de terminologielijsten en/of vertaalgeheugens bij.”

Dat zorgt natuurlijk voor verwerkingskosten, die normaal door het gewone tarief gedekt worden. Alleen bij erg kleine projecten is dat niet het geval. “Daarom werken de meeste vertaalbureaus met een minimumtarief dat overeenkomt met een vertaalopdracht van 300 woorden. Zo kunnen ze hun klanten zelfs voor 10 woorden de juiste service bieden”, legt Stefan Vanluyten uit.

Bundel opdrachten

Hoe zorg je dan dat je geen minimumtarief betaalt? De meest evidente oplossing is het verzamelen van documenten tot je opdracht groot genoeg is. Dat kan vrij snel gaan: het gaat om niet meer dan 1 à 2 A4-tjes. Els Hesemans, Senior Project Manager bij Atrado: “We vragen klanten met een klein project daarom steeds of er nog iets anders aankomt. Als ze het dan eens navragen binnen het bedrijf, blijkt er soms nog een documentje voor vertaling te zijn.”

“Bij klanten die regelmatig terugkeren, bundelen de projectmanagers de documenten vaak tot een groter geheel. We zetten ze dan opzij in een soort wachtkamer of boeken ze onder een vorige kleine opdracht”, vult Veronika Hüll, Office Manager, aan. “Het maakt deel uit van een klantvriendelijke aanpak. In sommige gevallen mogen we op de goodwill van de vertalers of revisoren rekenen. Zij laten een factuur voor een zin al eens vallen.”

Werk met een vertaalportaal

Een andere manier om het minimumtarief te vermijden is werken met een vertaalportaal. Vele vertaalbureaus bieden zo’n portaal aan om de vertaalprocessen te stroomlijnen. “Aangezien de klant de belangrijkste gegevens voor zijn project dan al zelf ingeeft, ligt de opstartkost iets lager”, zegt Stefan Vanluyten. “Daardoor kunnen vertaalbureaus de normale tarifering per woord toepassen op de eerste 5 à 10 kleine vertaalprojecten die je via een vertaalportaal doorgeeft. Het gaat niet om gigantische bedragen, maar het is mooi meegenomen als je regelmatig kleine teksten laat vertalen. Zo’n portaal is trouwens erg gemakkelijk om mee te werken. Je bespaart er jezelf ook wat mailverkeer en tijd mee.”

Een beetje voorbereiding helpt je geld te besparen

Minimumtarieven laten vertaalbureaus dus toe om ook kleine projecten met de nodige zorg te behandelen. Je kan ze echter eenvoudig vermijden. Vraag eens aan collega’s of zij nog een document willen laten vertalen. Of maak een account aan bij het vertaalportaal van je vertaalbureau. De projectmanager van het bureau helpt je graag op weg.

plunet_dashboard

Welke voordelen biedt een vertaalportaal?

Wie regelmatig vertaalopdrachten doorgeeft, wil natuurlijk dat die zo vlot en snel mogelijk verlopen. Daarom bieden de meeste vertaalbureaus hun klanten de toegang tot een vertaalportaal aan. Maar wat houdt zo’n vertaalportaal precies in en is het echt gemakkelijker dan een mailtje?

Wat is een vertaalportaal?

Een vertaalportaal is een beveiligde en gepersonaliseerde IT-omgeving waarmee een klant zijn opdrachten aan het vertaalbureau doorgeeft. Binnen de vertaalsector vind je verschillende soorten terug. “Bij Atrado gebruiken we Plunet Business Manager”, licht Stefan Vanluyten, managing director van vertaalbureau Atrado, toe. “Dat softwarepakket werd speciaal voor vertaalbureaus ontwikkeld en is dan ook een van de marktleiders in de sector. Het gaat om een webbased toepassing, zodat een vertaling overal en altijd aangevraagd kan worden. Het enige wat de klant nodig heeft, is een internetverbinding, zijn gebruikersnaam en zijn wachtwoord.”

“Bovendien kunnen binnen hetzelfde bedrijf verschillende gebruikers met elk hun specifieke rechten aangemaakt worden”, legt projectmanager Veronika Hüll uit. “De admin ziet alle informatie. Zo kan hij onder andere opvolgen wie wat bestelt en uiteenlopende rapporten creëren. Hij beheert ook de rechten van de aanvragers binnen zijn bedrijf. Hij kan ze beperken tot de simpele opvolging van de projecten of net uitbreiden tot informatie over de prijzen en facturen.”

Een vertaling aanvragenHoe werkt een vertaalportaal?

 

Zodra de klant over een toegang beschikt, verloopt de bestelling van een vertaling zeer eenvoudig. De aanvrager uploadt de bronteksten en geeft de belangrijkste parameters aan, zoals de talencombinatie en de gewenste leveringstermijn. Als hij opmerkingen en referentiemateriaal wil delen, kan dat in de daarvoor voorziene velden. Hij hoeft enkel nog op ‘Verzenden’ te klikken om de bestelling aan de projectmanagers door te geven. Die krijgen een automatisch bericht en kunnen meteen aan de slag gaan.

En hoe zit het met de voordelen?

1. Minder mailverkeer

Wie via een vertaalportaal werkt, hoeft dus geen e-mails meer te versturen. De aanvraag van de vertalingen verloopt vlot en uniform. Grote bestanden worden zonder problemen doorgegeven en dankzij de invulvelden beschikken de projectmanagers meteen over de nodige gegevens.

2. Een snellere verwerking

Nadat de aanvrager zijn bestelling bevestigd heeft, wordt de opdracht rechtstreeks in de workflow van de projectmanagers opgenomen. Zij verliezen geen tijd meer door alle informatie uit e-mails zelf in te voeren. Een project raakt dus veel sneller opgestart, waardoor vertalingen ook sneller geleverd kunnen worden.

3. Geen minimumtarief voor eerste kleine opdrachten

“Omwille van die lagere opstartkosten bij een vertaalportaal kunnen we het minimumtarief voor de eerste 5 à 10 kleine opdrachten laten vallen”, vertelt Stefan Vanluyten. “Ze worden dan aan het gewone tarief per woord aangerekend.”

Overzicht vertaalportaal4. Opvolging van het volledige vertaalproces

Zoals eerder aangehaald kan de gebruiker van een vertaalportaal allerhande gegevens over de vertalingen opzoeken: de toegepaste prijzen, de facturen, de aanvragers, etc. Maar het handigst is natuurlijk het feit dat hij de status van een vertaling op elk moment kan checken. Ook hier leidt dat tot minder mailverkeer. In plaats van een mailtje naar de projectmanager te moeten sturen, ziet de aanvrager binnen het portaal direct in welke fase de vertaling zich bevindt.

5. Een back-up van je documenten

Een laatste handigheidje is het feit dat de bronteksten en hun vertalingen op de servers van het vertaalbureau bewaard worden. “Het gebeurt wel eens dat een klant een document kwijtraakt en ons vraagt of we nog een kopie hebben. Aan de hand van het ordernummer kunnen we die dan gemakkelijk opsporen. Bij een vertaalportaal blijven alle documenten steeds ter beschikking van de klant staan. Zo heeft hij in feite steeds een back-up van zijn teksten”, vertelt Stefan Vanluyten.

Vlotte verwerking van regelmatige vertaalopdrachten

Hoewel de portalen van vertaalbureaus voor iedereen open staan, zijn het vooral de grote klanten die ermee werken. “Zij halen er het meeste voordeel uit omdat zij zeer regelmatig opdrachten doorgeven. Wanneer je maar een keer per jaar een document laat vertalen, speelt tijdswinst of een back-up namelijk veel minder een rol”, verklaart Stefan Vanluyten. “Het systeem werkt trouwens erg goed. In al die jaren dat wij het gebruiken, is er nog geen enkele klant afgehaakt.”

team_vertaalbureau_atrado_brussel

Waarom zijn sommige vertaalbureaus goedkoper dan andere?

De prijzen van een vertaling bij vertaalbureaus durven nogal eens uit elkaar lopen. Het ene vertaalbureau is dan een paar tot soms heel wat centen per woord goedkoper dan het andere. Voor een klant is het niet altijd makkelijk om het verschil in prijs te achterhalen. Want als vertaalbureau A 16 eurocent per woord vraagt en vertaalbureau B slechts 12 eurocent, dan is de keuze toch snel gemaakt? Of niet? Verschillen in prijs zijn er natuurlijk niet voor niets. Daaraan liggen een aantal redenen ten grondslag.

De rol van de vertaler

Allereerst speelt de vertaler een belangrijke rol in de hoogte van de prijs. Zoals in veel beroepen zijn er ook in de vertaalwereld mensen die professioneel met hun vak bezig zijn en mensen die het als hobby bij hun andere werkzaamheden doen.

“Aan de kwaliteit van de vertaling zelf hoeft dit niet zozeer iets af te doen”, zegt Stefan Vanluyten, zaakvoerder van vertaalbureau Atrado. “Het verschil merk je vooral in de communicatie rond een opdracht. Bij echte professionals zie je dat ze verantwoordelijkheid nemen in hun vak. Ze zijn bijvoorbeeld altijd bereid om een spoedklus aan te nemen, waar een hobbyist de luxe heeft om ‘nee’ te verkopen omdat hij of zij geen tijd of zin heeft. Daarnaast beschikt een professionele vertaler vaak over de juiste tools, waardoor hij of zij efficiënter te werk kan gaan en weet je vrijwel zeker dat die persoon de deadlines respecteert.”

Bij vertaalbureau Atrado werken ze dan ook alleen met professionele vertalers. Dat neemt een bepaald kostenplaatje met zich mee. “We laten bij vertaalbureau Atrado vertalingen enkel door zogenoemde native speakers doen. Dat zijn mensen die enkel naar hun moedertaal vertalen. Vaak zijn dat vertalers die in het land van hun moedertaal wonen”, gaat Stefan Vanluyten verder.

Onderhandelen met vertalers

De beste professionele vertalers zullen weinig ruimte toestaan in de prijsonderhandeling. “Onderhandelen kun je altijd doen, maar echt veel verschil levert het niet op”, legt Stefan Vanluyten uit. “Hier hebben zowel de goedkope als duurdere vertaalbureaus mee te maken. Goede vertalers hebben opdrachten genoeg, dus die kunnen werk weigeren als het niet genoeg betaalt.”

Juiste vertaler voor de job

Als vertaler moet je goed geïnformeerd zijn over het onderwerp waarover je vertaalt. Teksten zijn vaak erg specifiek en gaan diep in op de materie. De ene is gespecialiseerd in auto’s, de andere meer in politiek of recht. Het is daarom belangrijk om de juiste vertaler bij de juiste opdracht te zoeken.

Dat is soms een tijdrovende bezigheid, die natuurlijk geld kost. Stefan Vanluyten verklaart waarom: “Als vertaalbureau zijn we altijd op zoek naar de beste vertaler voor de job. Dat werk wordt gedaan door projectmanagers, die zelf niet bezig zijn met het maken van vertalingen. Bij vertaalbureau Atrado nemen Els en Veronika die zorgen uit handen. Zij zijn fulltime in dienst en zorgen dat je als klant de beste vertaler aan jouw vertaling hebt werken.”

Vertaling met of zonder revisie?

Daarnaast is het belangrijk te kijken wat een vertaalbureau onder de term ‘vertaling’ laat vallen. Is het puur het omzetten van bijvoorbeeld een Noorse of Franse tekst naar een Nederlandstalige versie, of komt er toch meer bij kijken? De goedkopere bureaus bieden vaak alleen de eerste versie vertaling aan. Dat houdt in dat er één enkele vertaler aan de tekst heeft gewerkt, die vervolgens direct of na een beperkte revisie terug naar jou als klant wordt gestuurd. Ze sparen dus de kosten van een goede revisie uit.

“Bij vertaalbureau Atrado richten we ons niet alleen op enkel de vertaling”, geeft de managing director aan. “Vertalen is mensenwerk en dus foutgevoelig. Hoewel we werken met de beste vertalers die we kunnen vinden, bestaat altijd de kans dat er een foutje insluipt. Daarom zorgen we bij vertaalbureau Atrado naast de vertaling ook altijd voor een vergelijkende revisie: het vier ogen-principe. Vier ogen zien immers meer dan twee. Klanten lezen de vertaling vaak niet meer na, dus is het onze job om een tekst tot op de komma goed te hebben.”

Niet alle vertalingen hebben een grondige revisie nodig

Dat klopt. Als klant kan je er in sommige gevallen voor kiezen om geen uitgebreide revisie te laten uitvoeren. Die goedkopere optie biedt ook vertaalbureau Atrado. “Interne documenten kunnen nog wel eens met een lagere kwaliteit geleverd worden. Daar gaat het er meer om dat de strekking van een tekst goed vertaald is. Als er dan een typfoutje in de vertaling staat, is dat jammer, maar als bedrijf lijd je er naar buiten toe geen gezichtsverlies mee. In die gevallen kan je eventueel genoegen nemen met een lagere prijs, omdat de revisie niet van cruciaal belang is. Wél belangrijk is dat deze werkwijze open gecommuniceerd wordt naar de klant. En daar wringt soms het schoentje bij de goedkopere bureaus”, besluit Stefan Vanluyten.

werken-bij-vertaalbureau-atrado-brussel

Kiezen voor een vertaalbureau of toch maar snel intern vertalen?

Als de interne medewerkers van een bedrijf een aardig mondje Frans of Engels spreken, waarom zou het dan een ‘duur’ vertaalbureau inhuren? Vertalen: zo moeilijk kan dat toch niet zijn? 7 punten die je helpen om de juiste keuze te maken tussen een extern vertaalbureau of interne medewerkers om de vertaalklus te klaren.

1. Korte communicatielijnen

Een van de belangrijkste voordelen van een vertaling door interne medewerkers is het directe contact tussen de opdrachtgever en de vertaler. Daardoor is een vertaling vaak snel besteld en worden eventuele vragen van de vertaler gemakkelijk doorgegeven. Vertaalbureaus proberen hun communicatie met de klant dan ook zoveel mogelijk te stroomlijnen. “Ze doen dat door een vaste projectmanager en een vast team toe te wijzen’, vertelt Stefan Vanluyten, managing director van Vertaalbureau Atrado. “Zo leren ze de specifieke wensen van de opdrachtgever kennen en ze beheren ook de vertaalgeheugens en terminologielijsten.” Feit blijft natuurlijk dat alles via een tussenpersoon verloopt.

2. De prijs

Vaak wordt geargumenteerd dat een vertaalbureau duur is. Dat kan zo zijn wanneer het bedrijf een geroutineerde interne vertaler heeft. Door zijn of haar ervaring zal die persoon een document snel en dus ‘goedkoop’ kunnen vertalen. Maar die stelling lijkt dus niet op te gaan wanneer een medewerker de vertaling naast zijn of haar eigenlijke job moet doen. Stefan Vanluyten: “Een secretaresse die meerdere talen spreekt, en dikwijls meer dan behoorlijk zelfs, wordt vaak ook ‘gebombardeerd’ tot interne vertaler. Maar omdat ze haar vertaalwerk naast haar andere taken moet doen, kan ze niet de routine opbouwen van een professionele vertaler. Dan boet je dus aan efficiëntie in.” Tel dus de uren op die die vaste medewerker over een vertaling doet, en vergelijk die met de factuur van het vertaalbureau.

3. Een vlotte vertaling

Wanneer je een document leest, wil je niet het gevoel hebben een vertaling te lezen. Een professionele vertaler zorgt er daarom voor dat de vertaling van je tekst niet alleen correct is, maar ook prettig leesbaar. “Daarom is het aan te raden enkel te werken met mensen die naar hun moedertaal vertalen,” legt Stefan Vanluyten uit. “Een meertalige medewerker die van en naar verschillende talen vertaalt, kan ondanks zijn competenties niet die vlotte kwaliteit leveren van een native speaker.”

4. Vakgebied en jargon

Een vierde essentieel punt bij de keuze tussen een interne vertaler en een vertaalbureau is de kennis van het vakjargon. Wie anders dan de interne medewerker is beter vertrouwd met de werking, producten en diensten van zijn of haar bedrijf? Daardoor kan die vertaling meer als die van een echte insider klinken. Vertaalbureaus proberen diezelfde kwaliteit te bieden door een vertaler in te schakelen die niet enkel naar de moedertaal vertaalt, maar die wel degelijk verstand heeft van het vakgebied van de klant en diens terminologie. Stefan Vanluyten verklaart: “De betere vertaalbureaus werken altijd met mensen die thuis zijn in het vakjargon. Ook zorgen ze ervoor dat de klant de vakkennis van de vertaler vooraf kan testen via enkele proefvertalingen.”

5. Nuttige vertaaltools

Een vertaler (intern of extern) die z’n job ernstig neemt, bedient zich van professionele vertaalhulpmiddelen zoals vertaalgeheugens. Deze software onthoudt reeds vertaalde woorden en zinsnedes, waardoor het vertalen niet alleen sneller gaat, maar je dus ook kunt rekenen op een consistentere vertaling van vakterminologie en andere terugkerende woorden. Wat opvalt is dat de gelegenheidsvertaler dikwijls niet over deze tools beschikt, waardoor vertalingen trager of minder consistent gebeuren.

6. Bewaking van de kwaliteit

Kenmerkend voor de aanpak van de meest kwalitatieve vertaalbureaus is dat ze zowel vertaling als revisie toepassen. In hun proces maken ze gebruik van ervaren revisoren om het eindresultaat nog eens objectief te bekijken. Pas als zij hun finale goedkeuring geven, gaat de tekst door naar de klant. Controleer zeker of bij een interne vertaling een dergelijke revisie wordt ingevoerd. Want anders wordt het risico op bijvoorbeeld een typfoutje groter.

7. De geglobaliseerde zakenwereld

En wat met de talen die een secretaresse niet machtig is? Zoals het Russisch, Chinees of Braziliaans Portugees? Dan is het bedrijf sowieso aangewezen op een professionele partner die al deze talen aankan. En door de ervaring uit eerdere projecten kan die het nieuwe vertaalteam meteen correct aansturen.
Al deze factoren bepalen mee de keuze voor een interne vertaler of voor een vertaalbureau. Welke factoren spelen volgens jou nog mee? En welke zijn voor jou het belangrijkst?